Retouren zunächst kontrolliert aufnehmen
Eine Rücksendung ist nicht automatisch verkaufsfähige Ware. Erfassung, Identitätsprüfung und kontrollierte Sperrung gehen der Entscheidung voraus. Prüfen Sie Zustand, Herkunft, Rücksendegrund und die belegbaren Lager- und Transportbedingungen. Für Kühlkettenprodukte ist der Nachweis der eingehaltenen Bedingungen besonders wichtig.
Rückführung nur nach dokumentierter Bewertung
Eine qualifizierte Entscheidung berücksichtigt alle einschlägigen Kriterien. Fehlende Temperaturdaten oder eine unklare Lieferkette lassen sich nicht durch eine Sichtprüfung ersetzen. Die Rückführung in verkaufsfähigen Bestand muss nach dem freigegebenen Verfahren erfolgen. Nicht geeignete Ware bleibt gesperrt und wird kontrolliert behandelt.
Rückruf vom Datensatz zur Ware
Produkt-, Chargen- und Empfängerdaten müssen eine gezielte Suche ermöglichen. Das Rückrufverfahren regelt Erreichbarkeit, Information, Bestandsabgleich und Abschlussbericht. Die Wirksamkeit wird regelmäßig überprüft; für EU-GDP-Humanarzneimittel mindestens jährlich. Für die Standortplanung empfiehlt sich ein dokumentierter Test mit einer ausgewählten Charge.
Beschwerden und Fälschungsverdacht
Unterscheiden Sie Qualitätsmängel von Problemen der Distribution und dokumentieren Sie die Bearbeitung. Bei begründetem Fälschungsverdacht werden Produkte gesichert und die zuständigen Stellen sowie der Zulassungsinhaber nach den einschlägigen Vorgaben informiert. Gesperrte Ware darf weder versehentlich kommissioniert noch unkontrolliert zurückgesendet werden.
Für die Standortplanung vorbereiten
Die folgenden Planungslisten sind praktische Empfehlungen für Ihr Standortprojekt; sie ersetzen keine projektspezifische Qualifizierung oder behördliche Entscheidung.
- Retouren- und Rückrufzonen vorsehen
- Chargen-, Lieferanten- und Empfängerdaten verknüpfen
- Entscheidungsbefugnisse zur Rückführung festlegen
- Rückrufkontakte und Vertretung aktuell halten
- Rückrufübung, Bestandsabgleich und Abschluss dokumentieren